From vision to venue. Ein Einblick in mein Location Scouting.

Die Suche nach der richtigen Hochzeitslocation gehört für viele Paare zu den ersten großen Aufgaben bei der Hochzeitsplanung. Gleichzeitig ist sie oft eine der schwierigsten. Schließlich soll die Location nicht nur schön aussehen, sondern auch zur eigenen Vorstellung von der Hochzeit, zur Gästezahl, zum Budget und zu den organisatorischen Rahmenbedingungen passen. Und gerade wenn man nicht einfach eine klassische Hochzeitslocation in der eigenen Stadt sucht, kann die Recherche ziemlich schnell aufwendig werden.

Vor Kurzem durfte ich ein Paar bei genau dieser Suche begleiten. Die beiden hatten bereits eine recht konkrete Vorstellung davon, wie sich ihre Hochzeit anfühlen sollte. Gewünscht war ein entspanntes Hochzeitswochenende mit rund 100 Gästen, möglichst viel Zeit im Freien, einer besonderen Atmosphäre und einem gewissen Toskana-Flair. Am liebsten wollten sie das gesamte Wochenende an einem Ort verbringen, gemeinsam mit ihren Gästen feiern und nicht ständig zwischen verschiedenen Locations wechseln müssen.

Eine wunderschöne Vorstellung, die allerdings auch einige Anforderungen an die Location mit sich brachte. Denn ein Ort, der auf Bildern perfekt aussieht, muss nicht automatisch für eine mehrtägige Hochzeit mit 100 Personen geeignet sein. Genau an diesem Punkt kam ich ins Spiel.

Die beiden meldeten sich bei mir, weil sie sich Unterstützung bei der Suche nach einer passenden Hochzeitslocation wünschten. Im ersten Schritt haben wir deshalb einen kostenfreien Kennenlern-Call vereinbart. Dabei ging es zunächst gar nicht um konkrete Locations, sondern darum, ein Gefühl für ihre Vorstellungen zu bekommen und herauszufinden, welche Unterstützung sie eigentlich benötigen.

Wir haben darüber gesprochen, wie sie sich ihre Hochzeit vorstellen, welche Atmosphäre sie sich wünschen, wie viele Gäste eingeladen werden sollen und welcher finanzielle Rahmen ihnen zur Verfügung steht. Auch die Frage, wie wichtig Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort sind und wie das Wochenende ungefähr ablaufen könnte, spielte eine Rolle.

Gerade solche Gespräche finde ich unglaublich wichtig. Denn manchmal steckt hinter einer bestimmten Vorstellung etwas ganz anderes, als man zunächst vermuten würde. Wenn ein Paar beispielsweise von einer Hochzeit in der Toskana träumt, bedeutet das nicht zwangsläufig, dass die Hochzeit tatsächlich in Italien stattfinden muss. Vielleicht geht es vielmehr um lange Tafeln unter freiem Himmel, gemeinsames Essen, warme Sommerabende und eine entspannte Atmosphäre. Und genau dieses Gefühl lässt sich möglicherweise auch an einem ganz anderen Ort umsetzen.

Nach unserem Gespräch habe ich ein individuelles Angebot für mein Location Scouting erstellt. Darin waren der Umfang meiner Leistungen und die Rahmenbedingungen unserer Zusammenarbeit festgehalten. Nachdem die beiden das Angebot angenommen und wir den Vertrag unterzeichnet hatten, konnte die eigentliche Recherche beginnen.

Ich glaube, dieser Teil wird häufig unterschätzt. Von außen sieht Location Scouting vielleicht so aus, als würde man ein paar schöne Hochzeitslocations googeln und anschließend eine Liste mit Empfehlungen verschicken. Tatsächlich steckt aber deutlich mehr dahinter.

Für die beiden habe ich zunächst verschiedene Regionen und Locations recherchiert, die grundsätzlich zu ihren Vorstellungen passen könnten. Dabei habe ich nicht nur auf die Optik geachtet, sondern vor allem auf die Möglichkeiten, die eine Location tatsächlich bietet. Ist eine mehrtägige Feier möglich? Gibt es genügend Platz für die Gäste? Können Trauung und Dinner draußen stattfinden? Welche Übernachtungsmöglichkeiten gibt es? Sind externe Dienstleister erlaubt und welche zusätzlichen Kosten können entstehen?

Gerade bei einem Hochzeitswochenende ist es wichtig, die verschiedenen Kosten nicht isoliert zu betrachten. Eine Location mit einer vergleichsweise günstigen Miete kann am Ende deutlich teurer werden, wenn beispielsweise Personal, Mobiliar, Catering oder zusätzliche Räumlichkeiten separat berechnet werden. Umgekehrt kann ein zunächst höherer Preis durchaus sinnvoll sein, wenn bereits viele Leistungen enthalten sind.

Deshalb habe ich nicht nur Locations gesammelt, sondern auch Angebote eingeholt, Konditionen verglichen, mögliche Gesamtkosten überschlagen und die jeweiligen Vor- und Nachteile herausgearbeitet. Manche Locations waren wunderschön, passten aber finanziell nicht zum geplanten Rahmen. Andere boten zwar die gewünschten Übernachtungsmöglichkeiten, dafür aber weniger Flexibilität bei der Gestaltung des Wochenendes.

Mein Ziel war nicht, den beiden möglichst viele Optionen zu präsentieren, sondern eine Auswahl zusammenzustellen, mit der sie tatsächlich etwas anfangen konnten.

Nachdem ich die verschiedenen Möglichkeiten geprüft hatte, habe ich eine ausführliche PowerPoint-Präsentation erstellt. Darin habe ich die ausgewählten Locations mit Bildern, Informationen zu den Räumlichkeiten, Übernachtungsmöglichkeiten, Konditionen und einer ersten Kosteneinschätzung vorgestellt.

Mir war wichtig, dass die beiden die Locations nicht nur anhand schöner Fotos miteinander vergleichen können, sondern ein realistisches Bild davon bekommen, was eine Hochzeit dort bedeuten würde. Welche Location passt am besten zu ihrer Vorstellung eines entspannten Hochzeitswochenendes? Wo gibt es möglicherweise Einschränkungen? Und bei welchen Optionen müsste man das Budget noch einmal genauer betrachten?

Da das Paar in Hannover lebt, haben wir die Präsentation gemeinsam in einem Videocall besprochen. Ich bin die einzelnen Locations mit ihnen durchgegangen, habe meine Einschätzungen erklärt und wir konnten direkt über offene Fragen sprechen.

Im Anschluss habe ich ihnen die vollständige Präsentation zugeschickt. So konnten sie sich alles noch einmal in Ruhe anschauen, die verschiedenen Möglichkeiten miteinander vergleichen und gemeinsam überlegen, welche Locations sie tatsächlich näher kennenlernen möchten.

Ich finde, gerade dieser Schritt nimmt Paaren unglaublich viel Arbeit ab. Anstatt sich durch unzählige Websites, Preislisten und E-Mails arbeiten zu müssen, bekommen sie die relevanten Informationen bereits strukturiert aufbereitet und können sich auf die eigentliche Entscheidung konzentrieren.

Nachdem die beiden ihre Favoriten ausgewählt hatten, ging es an die Organisation der Besichtigungstermine. In unserem Fall lagen die Locations teilweise so weit entfernt, dass persönliche Besichtigungen mit einem erheblichen Reiseaufwand verbunden gewesen wären.

Deshalb haben wir zunächst Online-Besichtigungen vereinbart. Das ist eine Möglichkeit, die ich gerade bei einer deutschlandweiten Location-Suche sehr sinnvoll finde. Natürlich ersetzt ein Videocall nicht vollständig das Gefühl, selbst vor Ort zu sein. Aber er kann dabei helfen, einen ersten Eindruck von den Räumlichkeiten zu bekommen, offene Fragen direkt mit den Ansprechpartnern zu klären und besser einzuschätzen, ob sich eine persönliche Anreise überhaupt lohnt.

Bei den Online-Terminen konnten wir uns die Locations zeigen lassen, über die Gestaltungsmöglichkeiten sprechen und verschiedene organisatorische Details besprechen. Gleichzeitig wurde deutlicher, welche Optionen für das Paar wirklich infrage kamen und welche vielleicht doch nicht ganz zu ihren Vorstellungen passten.

Denn genau darum geht es bei einer guten Location-Suche: nicht möglichst lange an jeder Option festzuhalten, sondern die Auswahl mit jeder neuen Information ein Stück weiter einzugrenzen.

Eine der Locations, die ich während meiner Recherche gefunden hatte, hatte bei den beiden besonders großes Interesse geweckt. Schließlich entschieden sie sich, diesen Ort noch einmal persönlich zu besichtigen.

Da sie die Besichtigung selbst wahrnehmen wollten, habe ich ihnen vorab einen kleinen individuellen Location-Guide zusammengestellt. Darin habe ich wichtige Fragen und Punkte festgehalten, auf die sie vor Ort achten sollten. Außerdem gab es Platz für persönliche Eindrücke und eine anschließende Bewertung.

Denn bei einer Besichtigung passiert es ziemlich schnell, dass man sich von der Atmosphäre einer Location begeistern lässt und dabei einige praktische Fragen vergisst. Das ist auch völlig verständlich. Schließlich möchte man sich vorstellen können, wie die eigene Hochzeit dort aussehen könnte, und nicht die ganze Zeit nur über Stromanschlüsse, Personal oder Schlechtwetteralternativen sprechen.

Trotzdem sind genau solche Punkte später wichtig. Deshalb wollte ich den beiden etwas an die Hand geben, mit dem sie ihre Eindrücke nach der Besichtigung noch einmal sortieren und die Location auch anhand ihrer ursprünglichen Anforderungen bewerten konnten.

Mir ist bei meiner Arbeit wichtig, dass Paare sich nicht einfach auf meine Meinung verlassen müssen. Ich möchte ihnen die Informationen und die Orientierung geben, die sie brauchen, um selbst eine gute Entscheidung treffen zu können.

Nach der persönlichen Besichtigung war für die beiden ziemlich schnell klar, welche Location es werden sollte. Sie hatten sich in den Ort verliebt und ein richtig gutes Bauchgefühl.

Und genau das ist etwas, das ich bei der Hochzeitsplanung unglaublich wichtig finde.

Natürlich müssen die organisatorischen und finanziellen Rahmenbedingungen stimmen. Eine Location kann noch so schön sein, wenn sie nicht zum Budget passt oder die gewünschte Feier dort gar nicht umsetzbar ist, wird es schwierig. Aber wenn diese Grundlagen geklärt sind, darf und sollte die Entscheidung auch emotional sein.

Schließlich sucht man nicht einfach irgendeinen Veranstaltungsraum. Man sucht den Ort, an dem man mit seinen liebsten Menschen einen der persönlichsten Tage im Leben verbringen möchte.

Ich habe mich deshalb sehr gefreut, als die beiden mir von ihrer Besichtigung erzählt haben und davon, wie sehr sie die Location begeistert hat. Besonders schön war für mich, dass es sich um einen Ort handelte, den sie durch mein Location Scouting überhaupt erst kennengelernt hatten.

Die Entscheidung haben die beiden am Ende selbst getroffen. Aber ich durfte sie auf dem Weg dorthin begleiten, Möglichkeiten aufzeigen, Informationen einordnen und ihnen einen großen Teil der Recherche und Organisation abnehmen.

Für mich zeigt dieses Projekt ziemlich gut, was professionelles Location Scouting eigentlich bedeutet. Es geht nicht darum, Paaren eine Liste mit fünf schönen Hochzeitslocations zu schicken. Es geht darum, ihre Vorstellungen zu verstehen, realistische Möglichkeiten zu finden und sie während des Entscheidungsprozesses zu begleiten.

Manchmal bedeutet das, viele Stunden zu recherchieren und Angebote miteinander zu vergleichen. Manchmal geht es darum, in einem Videocall die richtigen Fragen zu stellen oder eine Kosteneinschätzung noch einmal genauer zu prüfen. Und manchmal reicht schon eine gut vorbereitete Besichtigung, damit aus mehreren Möglichkeiten plötzlich ein ganz klarer Favorit wird.

Besonders gefreut hat mich bei diesem Projekt, dass die Zusammenarbeit trotz der räumlichen Entfernung so unkompliziert funktioniert hat. Das Paar lebte in Hannover, ich arbeite von Hamburg aus und die Locations lagen teilweise noch einmal ganz woanders. Trotzdem konnten wir den gesamten Prozess gemeinsam gestalten und die wichtigsten Entscheidungen in Ruhe vorbereiten.

Location Scouting muss also nicht zwangsläufig bedeuten, dass wir alle am selben Ort wohnen oder jede Besichtigung gemeinsam vor Ort durchführen. Vieles lässt sich digital organisieren. Welche Termine persönlich stattfinden sollten und wo eine Online-Besichtigung ausreicht, hängt immer vom jeweiligen Projekt ab.

Vielleicht steht ihr gerade selbst am Anfang eurer Hochzeitsplanung, habt schon unzählige Locations gespeichert und merkt langsam, dass die Suche komplizierter ist als gedacht. Oder ihr habt eine ziemlich konkrete Vorstellung davon, wie eure Hochzeit aussehen soll, wisst aber noch nicht, wo sich diese umsetzen lässt.

Mit meinem Location Scouting unterstütze ich euch genau bei dieser Suche. Wir sprechen über eure Wünsche und Rahmenbedingungen, ich recherchiere passende Locations, prüfe die wichtigsten Konditionen und bereite die Ergebnisse so auf, dass ihr die verschiedenen Möglichkeiten gut miteinander vergleichen könnt.

Denn am Ende geht es nicht darum, irgendeine schöne Location zu finden. Sondern einen Ort, an dem eure Vorstellungen wirklich zusammenpassen.

Vivien Opoku
Founder & Wedding Planner
Vivien Opoku Weddings